ケアマネのインテーク（初回面談）の進め方と記録の書き方【チェックリスト付き】

ケアマネジャーが新規利用者を担当する際に行うインテーク（初回面談）の進め方・確認すべき内容・記録の書き方を解説します。

「初回面談で何を確認すればいいかわからない」「インテークの記録をどう書けばいいか迷う」「実地指導で指摘されないためのポイントを知りたい」というケアマネの方に向けてまとめました。

・インテーク・初回面談の進め方を確認したいケアマネの方へ
・新任ケアマネとして初めてインテークに臨む方へ

インテークとは何か

インテーク（intake）とは、直訳すると「受け入れ」を意味し、ケアマネジメントにおける最初の関わりの場面を指します。新規に居宅介護支援を依頼された利用者・家族と初めて面談し、相談内容・基本情報・サービス利用の意向を把握する場面です。

インテークはケアマネジメントプロセスの出発点であり、ここで得た情報がその後のアセスメント・ケアプラン作成の基盤となります。インテークが適切に行われるかどうかが、その後の支援の質を大きく左右します。

インテークとアセスメントは混同されることがありますが、役割が異なります。インテークは「まず相談を受け、支援の開始を決定する場面」であり、アセスメントは「課題を多面的に分析しケアプランに結びつける場面」です。実務では両方を同日に行うことも多いですが、役割を意識しておくことが大切です。

インテークの目的

インテークには主に以下の4つの目的があります。

• 信頼関係の構築：利用者・家族と初めて会う場面として、安心感・信頼感を築くことが最優先です
• 基本情報の収集：氏名・住所・家族構成・主治医・緊急連絡先など基本的な情報を把握します
• ニーズの把握：何に困っているか・何を望んでいるかを聞き取ります
• サービス利用の意向確認：居宅介護支援を利用する意思があるか、何を求めているかを確認します

インテークの流れ

①事前準備

面談前に以下の情報を可能な範囲で収集しておきましょう。

• 紹介元（病院MSW・地域包括支援センター・民生委員等）からの事前情報
• 介護保険証・認定通知書の確認（FAXや電話で事前入手できる場合）
• 主治医・かかりつけ病院の情報
• 訪問の日時・場所の確認（自宅か病院か）

事前情報が少ない場合でも、訪問前に「何に困っているか・何を求めているか」という仮説を立てておくことで、面談の質が上がります。

②自己紹介・説明

面談の冒頭では必ず以下を行います。

• 事業所名・自分の名前・役職（ケアマネジャーであること）を名刺とともに伝える
• ケアマネジャーとは何をする人かを、利用者・家族にわかりやすく説明する
• 今日の面談の目的（どんな話をするか）を最初に伝える
• 重要事項説明書・個人情報の取り扱いについて説明し同意を得る（契約を進める場合）

③相談内容・困りごとの聴き取り

利用者・家族が何に困っているか、何を望んでいるかをじっくり聴きます。最初は「今どのようなことで困っていますか？」「どのような生活を送りたいですか？」といったオープンクエスチョンから入ると、本人の言葉で話してもらいやすくなります。

インテークで特に把握したい内容は以下の通りです。

確認項目	具体的に確認すること
現在の困りごと	生活の中で何が難しくなっているか・何に不安を感じているか
本人の意向	どのような生活を送りたいか・どこで生活したいか
家族の意向	家族はどのような支援を望んでいるか・介護への関わり方
緊急度	今すぐ支援が必要な状況か・緊急対応が必要な課題はないか
他機関との関わり	すでに他のサービスや相談機関と関わっているか

④基本情報の収集

聴き取りと並行して、以下の基本情報を確認します。介護保険証を持参してもらうか、事前に用意してもらうようお願いしておくとスムーズです。

確認項目	内容
介護保険関連	被保険者番号・要介護度・認定有効期間・前担当事業所（引き継ぎの場合）
医療関連	主治医・かかりつけ病院・現在の治療内容・服薬状況・アレルギー
家族・連絡先	家族構成・キーパーソン・緊急連絡先・家族の介護への関わり方
生活状況	住環境（持ち家か賃貸か・バリアフリーの状況）・日常生活の状況
経済状況	介護保険の負担割合・生活保護の有無（必要な場合のみ）

⑤今後の方針の説明と合意

面談の終わりには以下を伝えます。

• 今後どのような流れでケアプランを作成するかを説明する
• 次回のアセスメント訪問の日程を調整する
• 緊急時の連絡先（事業所の電話番号・担当ケアマネの連絡先）を伝える
• 質問・不安があれば何でも相談してよいことを伝える

インテークのチェックリスト

初回面談前後に以下のチェックリストを活用しましょう。

【面談前の準備チェック】

• 紹介元から事前情報を収集したか
• 訪問日時・場所を確認・連絡したか
• 重要事項説明書・契約書・個人情報同意書を持参したか
• 名刺・事業所のパンフレットを準備したか
• アセスメントシート（メモ用）を持参したか

【面談中の確認チェック】

• 自己紹介・ケアマネジャーの役割説明を行ったか
• 重要事項説明・個人情報の同意を得たか
• 本人の意向を本人から直接聴き取ったか
• 介護保険証・認定通知書を確認したか
• 主治医・かかりつけ病院の情報を確認したか
• 緊急連絡先・キーパーソンを確認したか
• 今後の流れを説明し次回の日程を決めたか

【面談後の記録チェック】

• 訪問日時・面談内容を支援経過記録に記載したか
• 基本情報をアセスメントシートに記録したか
• 緊急対応が必要な課題がある場合はすぐに対応したか
• 紹介元へのお礼・報告連絡をしたか（必要な場合）

インテークの記録（支援経過）の書き方と文例

インテーク実施後は支援経過記録（第5表）に内容を記録します。以下の文例を参考にしてください。

【文例①：在宅での新規担当】
○月○日　新規相談のため利用者宅を訪問。本人・長男（キーパーソン）同席のもとインテークを実施した。介護保険証・認定通知書を確認（要介護○・有効期間○月○日まで）。本人より「足腰が弱くなって買い物が難しくなってきた。できる限り自宅で生活を続けたい」との意向が確認された。長男より「仕事で平日は支援が難しいため、専門的なサポートをお願いしたい」との発言あり。重要事項説明書・契約書の説明を行い同意・署名を得た。主治医は○○病院の○○先生（内科・月1回通院中）、服薬は高血圧の薬のみとのこと。次回アセスメント訪問を○月○日に設定した。

【文例②：退院前から担当開始するケース】
○月○日　○○病院MSW○○氏より新規依頼の電話連絡あり。○○様（要介護○）が○月○日退院予定で、在宅サービスの調整を依頼されたとのこと。本日○時に病院を訪問し、本人・家族（長女）・病院MSWとインテークを実施。本人より「早く家に帰りたい」との強い意向を確認。退院後の生活課題として歩行不安定・服薬管理困難・家事全般が困難であることを病院より情報提供を受けた。退院前カンファレンスへの参加を○月○日に依頼された。退院に向けてケアプランの作成を急ぎ進める方針とする。

【文例③：認知症のある独居高齢者のケース（家族が遠方）】
○月○日　地域包括支援センター○○氏からの紹介で、○○様宅を訪問しインテークを実施。本人は認知症があり会話に一部混乱が見られたが、「一人でここに住んでいる。困ったことは特にない」との発言あり。長男（遠方在住）へ電話で連絡し状況確認。長男より「最近急に物忘れが増えて心配。一人では生活が難しくなっているのでは」との発言あり。自宅内は物が散乱しており転倒リスクが高い状況を確認。服薬管理が困難な状況も確認された。緊急性を考慮し、速やかにアセスメントを実施してサービス利用につなげる方針とする。

インテークでよくある失敗と対策

失敗①：本人ではなく家族からしか話を聴かない
認知症があっても、本人の意向をできる限り直接聴き取ることが重要です。「ご本人はどうお感じですか？」と本人に話しかける機会を意識して設けましょう。

失敗②：困りごとを聴く前に解決策の話をしてしまう
「それならデイサービスが良いですよ」と早期に結論を出すのは禁物です。まず「何に困っているか」「どうしたいか」を十分に聴いてから、支援の方向性を考えましょう。

失敗③：緊急対応が必要な状況を見落とす
インテーク時に「今夜の食事がない」「一人で転倒しているリスクがある」など緊急度の高い課題がある場合は、その日のうちに対応策を講じることが必要です。

失敗④：記録を後回しにして内容を忘れてしまう
訪問後はできるだけ速やかに（当日中に）支援経過記録を作成しましょう。時間が経つほど内容が曖昧になります。

あわせてご活用ください

• ケアマネのアセスメント（課題分析）の書き方と記入例【課題分析標準項目23項目】
• ケアマネの支援経過記録の書き方と場面別文例集
• ケアプラン第1表「総合的な援助の方針」文例集
• ケアマネの実地指導・運営指導で指摘されやすいポイントと対策
• 独居高齢者のニーズ・長期目標・短期目標の例文集
• 認知症の利用者のニーズ・長期目標・短期目標の例文集