サービス担当者会議のメンバー（参加者）は誰を呼ぶ？事前準備シート付き【チェックリスト】

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サービス担当者会議に「誰を呼べばよいのか」「主治医は呼ぶべきか」「本人が参加できないときはどうするか」——メンバーの決め方は、実地指導でも確認されるポイントです。この記事では参加者の考え方を整理し、あわせてコピーしてそのまま使える事前準備シートを掲載しています。

・誰を招集すればよいか判断に迷う新人ケアマネの方へ
・準備の抜け漏れをなくして、会議の質を上げたい方へ

サービス担当者会議のメンバー（参加者）の基本

運営基準では、ケアプランの原案に位置づけたサービス担当者を招集することが求められています。「担当者」とは、そのケアプランに位置づけられたサービスを実際に提供する事業者の担当者を指します。基本の考え方は次のとおりです。

参加者	招集の必要性	ポイント
利用者本人	原則として参加	本人の意向を確認する場であり、参加が原則。体調・認知機能により難しい場合は理由を記録する
家族・キーパーソン	原則として参加	介護を担う家族の意向・負担状況の確認に不可欠。就労中の場合は開催日時の調整を検討する
担当ケアマネジャー	必須（司会・進行）	会議の招集・進行・記録の作成を担う
ケアプランに位置づけたサービス事業所の担当者	必須	訪問介護のサービス提供責任者、通所介護の生活相談員など、実際に支援に関わる職員
主治医	必要に応じて	医療ニーズがある場合は意見が不可欠。参加が難しい場合は照会で意見を聴取する
福祉用具専門相談員	用具を位置づける場合は必須	福祉用具貸与を位置づける場合は、必要性の検討に関わるため参加を求める
訪問看護師・リハビリ専門職	位置づける場合は必須	医療・リハビリの視点からの意見を得る
地域包括支援センター職員	必要に応じて	介護予防、権利擁護、地域資源の調整が絡む場合
民生委員・近隣住民	必要に応じて	独居等で見守り体制を組む場合。個人情報の取扱いに本人の同意が必要
行政（市町村）担当者	必要に応じて	生活保護、虐待対応、給付調整などが関わる場合

ケースごとのメンバー構成の例

実際の招集メンバーの組み方を、代表的なケースで示します。

ケース	招集するメンバーの例
要介護1・独居・通所と訪問介護を利用	本人／別居の長女／担当CM／訪問介護サ責／通所介護生活相談員（主治医は照会）
要介護3・医療ニーズあり（在宅酸素）	本人／同居の妻／担当CM／訪問看護師／訪問介護サ責／福祉用具専門相談員／主治医（可能なら参加、難しければ照会）
退院直後で在宅生活を立ち上げる	本人／家族／担当CM／病院のMSW・病棟看護師（退院前カンファレンスと一体開催）／訪問看護／訪問介護／福祉用具
認知症・独居で見守り体制が必要	本人／遠方の家族／担当CM／訪問介護／通所介護／地域包括支援センター／民生委員（本人同意のうえ）
看取り期	本人／家族／担当CM／訪問看護師／訪問診療医／訪問介護／福祉用具
要支援（介護予防）	本人／家族／地域包括支援センター職員（または委託先CM）／通所型サービス担当者／訪問型サービス担当者

メンバーに関するよくある疑問

Q. 全員がそろわないと開催できない？

全員の日程が合わないことは実務では珍しくありません。参加が難しい担当者には照会（担当者会議照会書）で意見を求め、その回答を会議で共有する方法が認められています。ただし、毎回すべてを照会で済ませるような運用は不適切と判断されることがあります。照会にした理由（やむを得ない事情）を支援経過記録に残しておきましょう。照会文の例は照会依頼文・回答の文例集にまとめています。

Q. 主治医は必ず呼ぶ必要がある？

医療系サービス（訪問看護・訪問リハビリ等）を位置づける場合は主治医の指示が前提となり、意見の聴取が不可欠です。ただし医師の会議出席は現実的に難しいことが多いため、照会による意見聴取が一般的です。主治医意見書の内容を会議で共有する方法もあわせて検討しましょう。

Q. 本人が参加できない場合は？

入院中、体調不良、認知症により長時間の参加が難しいなどの場合は、参加しないこともやむを得ません。その場合は、なぜ参加できなかったのか、本人の意向をどのように確認したのか（事前訪問での聞き取りなど）を第4表・支援経過記録に必ず記載します。会議の一部だけ同席してもらう、開催場所を本人の居室にするなどの工夫も有効です。

Q. 位置づけていない事業所も呼ぶ？

原則としてケアプランに位置づけた事業所が対象です。新たにサービスを追加する検討をしている場合は、候補となる事業所に参加してもらうと具体的な調整が進みます。

Q. サービスが1つだけの場合も開催が必要？

サービスの数にかかわらず、新規作成時・認定更新時・区分変更時・ケアプランの変更時には開催（または照会）が必要です。「担当者が1人だから開かなくてよい」という判断はできません。

Q. インフォーマルな支援者（近隣・ボランティア）は？

見守り等で重要な役割を担う場合は参加を求めることができます。ただし利用者の個人情報を共有することになるため、事前に本人（家族）の同意を得ることが必要です。

事前準備シート（コピーして使えるチェックリスト）

準備の抜け漏れを防ぐためのシートです。開催の2週間前から当日まで、時系列で確認できるようにしています。

【1】開催2週間前まで：日程調整

確認	項目	メモ欄
□	開催が必要な事由を確認した（新規／更新／区分変更／プラン変更／状態変化）	事由：
□	招集するメンバーを決めた	人数：　　名
□	本人・家族の都合を確認した	希望日時：
□	各事業所へ日程調整の連絡をした	連絡日：
□	参加が難しい担当者を把握した（照会の要否）	照会先：
□	開催場所を決めた（自宅／事業所／オンライン）	場所：
□	日程調整の経過を支援経過記録に記載した	記載日：

【2】開催1週間前まで：資料の準備

確認	項目	メモ欄
□	再アセスメントを実施した	実施日：
□	ケアプラン原案（第1表・第2表・第3表）を作成した	作成日：
□	現行プランとの変更点を整理した	変更点：
□	参加人数分の資料を印刷した	部数：　　部
□	第4表（担当者会議の要点）に日時・出席者・議題を記入した	—
□	照会書を欠席予定者へ送付した（回答期限を明記）	回答期限：
□	主治医意見書・訪問看護報告書等の医療情報を確認した	—
□	モニタリング結果・目標の達成状況をまとめた	—

【3】開催前日まで：内容の準備

確認	項目	メモ欄
□	この会議で「決めたいこと」を3つ以内に絞った	①　　②　　③
□	各参加者に何を聞きたいかを整理した	—
□	本人の意向を事前に聞き取った（当日話しにくい場合に備えて）	—
□	本人の前で扱いにくい話題の有無を確認した	—
□	照会の回答を受領し、内容を確認した	受領日：
□	参加者へリマインドの連絡をした	—
□	オンラインの場合、接続方法を案内し本人の同意を確認した	—

【4】当日の持ち物

確認	持ち物
□	ケアプラン原案（第1表・第2表・第3表）人数分
□	第4表（担当者会議の要点）の様式
□	アセスメントシート・モニタリング記録
□	照会書と回答書
□	ケアプランの説明・同意書（同意を得る場合）
□	重要事項説明書・契約書（新規の場合）
□	筆記用具・印鑑・名刺
□	時計（終了時刻の管理用）

【5】会議後にやること

確認	項目	期限の目安
□	第4表を作成した（検討内容・専門的意見・結論・残された課題）	当日〜数日以内
□	照会書・回答書を保存した	当日
□	会議の内容をケアプランに反映した	数日以内
□	本人・家族へ説明し、同意（署名）を得た	サービス開始前
□	確定したケアプランを全事業所へ交付した	速やかに
□	交付の記録（交付日・方法）を残した	交付時
□	一連の経過を支援経過記録に記載した	速やかに