サービス担当者会議の照会依頼文・回答の文例集【欠席者・主治医・認定更新対応】

サービス担当者会議の照会依頼文・欠席者への文書の文例集です。担当者会議を書面照会で代替する場合・欠席者への照会を行う場合の文例をまとめました。

・照会依頼文の書き方がわからず悩んでいるケアマネの方へ
・実地指導・運営指導で指摘を受けない照会文書を作成したい方へ

新規・認定更新時の第4表文例はこちら。

サービス担当者会議の要点（第4表）文例集【新規・認定更新】

2026.6.2

サービス担当者会議の要点（第4表）の文例集です。新規・認定更新・初回作成時に使える検討項目・検討内容・結論・残された課題の書き方をまとめました。実地指導で指摘されない記録のポイント...

状態変化・ケアプラン変更時の文例はこちらをご覧ください。

サービス担当者会議の要点（第4表）文例集【状態変化・ケアプラン変更時】

2026.6.2

サービス担当者会議の要点（第4表）の文例集です。状態変化・ケアプラン変更・入退院・看取りなど場面別の文例をまとめました。実地指導で指摘されない記録の書き方も解説。そのままコピペして...

照会が認められる場面とは

サービス担当者会議は原則として開催する必要がありますが、以下の場合は会議を開催せず書面による照会で代替することが認められています。

なお、実地指導では「なぜ会議を開催しなかったのか」の理由と、照会で収集した意見が記録に残っているかが確認されます。照会文書と回答は必ず保存しておきましょう。

照会依頼文の文例集

【認定更新・現状維持での照会】の文例

ケース①：認定更新でサービス内容に変更がなく、照会で代替する場合

ケース②：軽微な変更（サービス回数の変更）で照会する場合

【担当者会議欠席者への照会】の文例

ケース③：担当者会議に欠席した事業者への照会

ケース④：主治医が欠席の場合の照会

【緊急時・やむを得ない場合の照会】の文例

ケース⑤：急変・緊急のサービス変更で会議開催が困難な場合

【末期がん・看取り時の照会】の文例

ケース⑥：末期の悪性腫瘍等で担当者会議の開催が困難な場合

【主治医への照会】の文例

主治医は多忙で担当者会議への出席が難しいことが多く、照会での意見聴取が最も多い相手です。医学的な観点に絞った具体的な質問にすると回答を得やすくなります。

文例：
「いつもお世話になっております。〇〇様のサービス担当者会議を下記の通り開催いたしますが、ご多忙のことと存じますので、書面にてご意見を伺いたくご照会申し上げます。現在のケアプラン（別紙参照）にて、デイサービスでの入浴・機能訓練を週2回継続しております。医学的な観点から、運動負荷や入浴に際して留意すべき点、その他サービス内容についてご意見がございましたらご記入ください。恐れ入りますが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。」

【認定更新・短期目標の期間見直しに伴う照会】の文例

認定更新や目標期間の満了に伴い、サービス内容に変更がない場合の照会文例です。「変更がないこと」と「継続の妥当性」を確認する形にするのがポイントです。

文例：
「〇〇様の介護認定更新（認定有効期間：令和〇年〇月〇日〜）に伴い、ケアプランを更新いたします。サービス内容・回数に変更はなく、短期目標の期間を〇ヶ月延長するものです。現在の目標達成状況は別紙モニタリング表の通りです。継続にあたりご意見がございましたら、〇月〇日までにご回答をお願いいたします。ご意見がない場合は、現行内容での継続に同意いただいたものとして取り扱わせていただきます。」

なお、短期目標の期間のみの延長が「軽微な変更」に該当するかどうかは市町村により運用が異なります。判断基準はケアプランの軽微な変更で一連の業務が必要か（厚生労働省）で解説しています。

照会への「回答」の書き方と文例

自分が照会を受ける側（サービス事業所・施設ケアマネ等）になった場合の回答文例です。回答は「意見の有無」を明確にし、専門職としての観察事実を添えると次のケアプランに活かされやすくなります。

回答文例①（現状維持で意見なし）：
「ご照会いただいたケアプラン原案について、内容を確認いたしました。当事業所からの意見は特にございません。引き続き現行の内容でサービス提供が可能です。」

回答文例②（観察事項を添える場合）：
「ケアプラン原案の内容で異存ございません。なお、直近1ヶ月で歩行時のふらつきが以前よりやや増えている様子が見られます。送迎時の乗降に職員が付き添う対応を継続しますので、今後の目標見直しの参考としてご報告いたします。」

回答文例③（変更の提案がある場合）：
「ご提案のサービス内容について、入浴を週1回から週2回に増やすことをご検討いただけないでしょうか。理由として、皮膚の乾燥・掻き傷が増えており、清潔保持の頻度を上げる必要があると考えております。ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

照会文書作成・管理のポイント

①照会文書と回答は必ず保存する

照会依頼文・回答文書は実地指導で確認される重要書類です。FAX・メール・郵便など方法に関わらず、送付した記録と受け取った回答を両方保存しておくことが必要です。

②回答期限を明記する

照会文書には「○月○日までにご回答ください」と期限を明記します。回答がない場合は電話で確認し、その記録も残しておくと安心です。

③第4表の「照会先」欄に記録する

担当者会議を書面照会で代替した場合、第4表の記録には照会先・照会日・回答内容を記載しておくことが重要です。

④軽微な変更の範囲を正しく理解する

厚生労働省が示す「軽微な変更」に該当しない変更については、原則として担当者会議の開催が必要です。「軽微な変更かどうか迷ったら開催する」という姿勢が実地指導対策としても安全です。

あわせてご活用ください

• サービス担当者会議の要点（第4表）文例集【新規・認定更新時】
• サービス担当者会議の要点（第4表）文例集【状態変化・ケアプラン変更時】
• ケアマネのモニタリングとは？居宅・施設・介護予防の基準・頻度・記録義務を解説
• 居宅ケアマネのモニタリング記録の文例集
• ケアプラン第2表（居宅版）の例文集一覧
• ケアプランの軽微な変更で一連の業務が必要か（厚生労働省）
• ケアマネの支援経過記録の書き方と場面別文例集【コピペOK】
• ケアマネ実務・記録書類の書き方まとめ｜ケアプラン全表・アセスメント・モニタリングの解説記事一覧