サービス担当者会議の照会依頼文と回答の文例｜様式の書き方・記入例【コピペOK】

サービス担当者会議の照会依頼文・欠席者への文書の文例集です。担当者会議を書面照会で代替する場合・欠席者への照会を行う場合の文例をまとめました。

・照会依頼文の書き方がわからず悩んでいるケアマネの方へ
・実地指導・運営指導で指摘を受けない照会文書を作成したい方へ

新規・認定更新時の第4表文例はこちら。

状態変化・ケアプラン変更時の文例はこちらをご覧ください。

照会が認められる場面とは

サービス担当者会議は原則として開催する必要がありますが、以下の場合は会議を開催せず書面による照会で代替することが認められています。

照会が認められる場面	根拠
軽微な変更（サービス回数・時間の小幅な変更など）	会議開催の手続きを省略できる「軽微な変更」に該当する場合
担当者が参集することが困難な場合	緊急やむを得ない場合として照会で代替できる
会議開催後に欠席者がいた場合	欠席した担当者に対して照会を行い意見を収集する
末期の悪性腫瘍等（医師が認める場合）	特例として会議の開催が困難な場合に照会が認められる

なお、実地指導では「なぜ会議を開催しなかったのか」の理由と、照会で収集した意見が記録に残っているかが確認されます。照会文書と回答は必ず保存しておきましょう。

照会依頼文の文例集

【認定更新・現状維持での照会】の文例

ケース①：認定更新でサービス内容に変更がなく、照会で代替する場合

項目	文例
照会依頼文	○○様 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の担当ケアマネジャー○○でございます。 このたび、利用者○○様（要介護○）の介護保険認定が更新されました。心身の状態に大きな変化はなく、現在のサービス内容を継続することが適切と判断しております。 つきましては、担当者会議を開催する代わりに書面にて照会をさせていただきます。下記のケアプラン原案の内容についてご確認いただき、ご意見・ご確認をいただけますようお願い申し上げます。 【ケアプランの主な内容】 ・サービス内容：（現在と変更なし） ・長期目標：○○ ・短期目標：○○ ご多忙のところ恐れ入りますが、○月○日までにご回答いただけますようよろしくお願いいたします。
照会回答欄の文例	上記ケアプランの内容を確認しました。現在のサービス内容で継続することについて同意します。特段の意見・変更事項はありません。（事業所名・担当者名・日付）

ケース②：軽微な変更（サービス回数の変更）で照会する場合

項目	文例
照会依頼文	○○様 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の担当ケアマネジャー○○でございます。 利用者○○様の状態変化に伴い、下記の通りケアプランの軽微な変更を行うこととなりました。変更内容についてご確認・ご同意をいただきたく、書面にてご照会申し上げます。 【変更内容】 ・変更前：訪問介護（身体介護）週○回 ・変更後：訪問介護（身体介護）週○回 ・変更理由：ADLの変化に伴い、介助量が増加したため 上記変更についてご確認いただき、○月○日までにご回答いただけますようよろしくお願いいたします。
照会回答欄の文例	上記変更内容を確認しました。変更内容について同意します。○月○日より対応可能です。（事業所名・担当者名・日付）

【担当者会議欠席者への照会】の文例

ケース③：担当者会議に欠席した事業者への照会

項目	文例
照会依頼文	○○様 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の担当ケアマネジャー○○でございます。 ○月○日に開催しました○○様（要介護○）のサービス担当者会議についてですが、ご欠席されましたので書面にてご照会申し上げます。 【会議の概要】 ・開催日時：○月○日　○時〜○時 ・場所：利用者宅 ・出席者：利用者本人・家族（続柄）・○○事業所・○○事業所 【検討内容・結論】 ・ケアプランの内容について確認し、参加者より合意を得た ・○月○日よりサービスを継続（変更）する 上記内容についてご確認いただき、ご意見がある場合はお申し出いただきますようよろしくお願いいたします。○月○日までにご回答いただけますと幸いです。
照会回答欄の文例	会議の内容を確認しました。ケアプランの内容および会議での結論について同意します。特段の意見はありません。（事業所名・担当者名・日付）

ケース④：主治医が欠席の場合の照会

項目	文例
照会依頼文	○○先生 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の介護支援専門員○○でございます。 患者様○○様（○年○月○日生）のケアプランについて、下記の通りご照会申し上げます。 現在○○様に提供しているサービスについて、ケアプランを（新規作成・更新・変更）いたしました。つきましては、医学的な観点からのご意見を頂戴したく存じます。 【ケアプランの主な内容】 ・主要なニーズ：○○ ・長期目標：○○（期間：○月〜○月） ・短期目標：○○（期間：○月〜○月） ・主なサービス：○○ ご多忙のところ恐れ入りますが、○月○日までにご回答いただけますようよろしくお願い申し上げます。
照会回答欄の文例	ケアプランの内容を確認しました。医学的な観点から特段の問題はありません。現在の方針で継続することに同意します。（医療機関名・医師名・日付）

【緊急時・やむを得ない場合の照会】の文例

ケース⑤：急変・緊急のサービス変更で会議開催が困難な場合

項目	文例
照会依頼文	○○様 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の担当ケアマネジャー○○でございます。 利用者○○様に○月○日に急変が生じ、緊急的にケアプランの変更が必要となりました。担当者を一堂に集めてのサービス担当者会議の開催が困難な状況であるため、やむを得ず書面照会にて対応させていただきます。 【変更内容と理由】 ・変更理由：○○のため、緊急的に○○の対応が必要となった ・変更内容：○○サービスを追加（○月○日より） ・緊急性：利用者の安全確保のため、速やかな対応が必要な状況 お手数をおかけしますが、緊急の案件ですので○月○日までにご回答いただけますようお願い申し上げます。状況が落ち着き次第、改めて担当者会議を開催する予定としております。
照会回答欄の文例	緊急変更の内容を確認しました。上記変更内容について同意します。○月○日より対応いたします。（事業所名・担当者名・日付）

【末期がん・看取り時の照会】の文例

ケース⑥：末期の悪性腫瘍等で担当者会議の開催が困難な場合

項目	文例
照会依頼文	○○様 平素より大変お世話になっております。○○居宅介護支援事業所の担当ケアマネジャー○○でございます。 利用者○○様は現在末期の悪性腫瘍（主治医が認める状態）であり、病状の進行に伴い迅速なサービス変更が必要な状況です。担当者が一堂に集まってのサービス担当者会議の開催が困難な状況であるため、書面照会にて対応させていただきます。 【ケアプランの主な変更内容】 ・変更理由：病状の進行に伴い、看取りに向けたケアへの移行が必要なため ・変更内容：訪問看護の増回（週○回→週○回）、看取りケアの追加 ・本人・家族の意向：自宅での看取りを希望されている ご確認いただき、○月○日までにご回答いただけますようよろしくお願い申し上げます。
照会回答欄の文例	ケアプランの変更内容を確認しました。看取りに向けたサービス変更について同意します。○月○日より対応いたします。（事業所名・担当者名・日付）

【主治医への照会】の文例

主治医は多忙で担当者会議への出席が難しいことが多く、照会での意見聴取が最も多い相手です。医学的な観点に絞った具体的な質問にすると回答を得やすくなります。

文例：
「いつもお世話になっております。〇〇様のサービス担当者会議を下記の通り開催いたしますが、ご多忙のことと存じますので、書面にてご意見を伺いたくご照会申し上げます。現在のケアプラン（別紙参照）にて、デイサービスでの入浴・機能訓練を週2回継続しております。医学的な観点から、運動負荷や入浴に際して留意すべき点、その他サービス内容についてご意見がございましたらご記入ください。恐れ入りますが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。」

【認定更新・短期目標の期間見直しに伴う照会】の文例

認定更新や目標期間の満了に伴い、サービス内容に変更がない場合の照会文例です。「変更がないこと」と「継続の妥当性」を確認する形にするのがポイントです。

文例：
「〇〇様の介護認定更新（認定有効期間：令和〇年〇月〇日〜）に伴い、ケアプランを更新いたします。サービス内容・回数に変更はなく、短期目標の期間を〇ヶ月延長するものです。現在の目標達成状況は別紙モニタリング表の通りです。継続にあたりご意見がございましたら、〇月〇日までにご回答をお願いいたします。ご意見がない場合は、現行内容での継続に同意いただいたものとして取り扱わせていただきます。」

なお、短期目標の期間のみの延長が「軽微な変更」に該当するかどうかは市町村により運用が異なります。判断基準はケアプランの軽微な変更で一連の業務が必要か（厚生労働省）で解説しています。

照会への「回答」の書き方と文例

自分が照会を受ける側（サービス事業所・施設ケアマネ等）になった場合の回答文例です。回答は「意見の有無」を明確にし、専門職としての観察事実を添えると次のケアプランに活かされやすくなります。

回答文例①（現状維持で意見なし）：
「ご照会いただいたケアプラン原案について、内容を確認いたしました。当事業所からの意見は特にございません。引き続き現行の内容でサービス提供が可能です。」

回答文例②（観察事項を添える場合）：
「ケアプラン原案の内容で異存ございません。なお、直近1ヶ月で歩行時のふらつきが以前よりやや増えている様子が見られます。送迎時の乗降に職員が付き添う対応を継続しますので、今後の目標見直しの参考としてご報告いたします。」

回答文例③（変更の提案がある場合）：
「ご提案のサービス内容について、入浴を週1回から週2回に増やすことをご検討いただけないでしょうか。理由として、皮膚の乾燥・掻き傷が増えており、清潔保持の頻度を上げる必要があると考えております。ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

照会文書作成・管理のポイント

①照会文書と回答は必ず保存する

照会依頼文・回答文書は実地指導で確認される重要書類です。FAX・メール・郵便など方法に関わらず、送付した記録と受け取った回答を両方保存しておくことが必要です。

②回答期限を明記する

照会文書には「○月○日までにご回答ください」と期限を明記します。回答がない場合は電話で確認し、その記録も残しておくと安心です。

③第4表の「照会先」欄に記録する

担当者会議を書面照会で代替した場合、第4表の記録には照会先・照会日・回答内容を記載しておくことが重要です。

④軽微な変更の範囲を正しく理解する

厚生労働省が示す「軽微な変更」に該当しない変更については、原則として担当者会議の開催が必要です。「軽微な変更かどうか迷ったら開催する」という姿勢が実地指導対策としても安全です。

照会依頼書の様式と記載項目

照会に使う書式は国が定めた統一様式がないため、事業所ごとに作ったものを使うのが一般的です。保険者が様式例を公開している地域もあるので、まずは市町村のサイトを確認してみてください。

自作する場合、次の項目が入っていれば照会の記録として成立します。

記載項目	書く内容	抜けると困ること
照会日	照会書を送付した日	いつ意見を求めたのかが分からず、開催時期との前後関係が説明できない
照会先	事業所名・職種・担当者名	誰に意見を求めたのかが第4表に転記できない
利用者名	対象となる利用者	—
照会の理由	なぜ会議ではなく照会にしたのか（日程が合わない、医師が出席困難など）	「やむを得ない理由」が示せず、安易な照会と見られる
照会したい内容	何について意見を求めるのかを具体的に	「ご意見をお願いします」だけでは相手が何を書けばよいか分からず、回答が返ってこない
添付資料	ケアプラン原案、モニタリング結果など	判断材料がなく、形式的な回答しか得られない
回答期限	いつまでに返してほしいか	回答が戻らないまま時間が過ぎる
回答欄	意見の有無、意見の内容、回答日、記入者名	回答の記録が残らない

書式を1枚にまとめて、照会と回答を同じ用紙で往復させる形にしておくと管理が楽になります。送った控えと戻ってきた回答が1枚になるため、保存漏れも起きにくくなります。

回答が返ってこないときにどうするか

期限を切って送っても、返ってこないことはあります。そのまま放置すると「意見を聴取した記録がない」状態になってしまうので、次のように動いておくと記録が残ります。

まず、期限の1〜2日前に電話で一声かける。「お忙しいところ恐縮ですが、○日までにいただけると助かります」と伝えるだけで戻ってくることが多いものです。この連絡自体も支援経過記録に残します。

それでも返らない場合は、電話で口頭の意見を聴取して、その内容をこちらで記録する方法があります。「○月○日、○○事業所△△氏に電話。書面での回答は難しいとのことで、口頭にて意見を聴取。『現行の内容で対応可能。特に意見はない』との回答を得た」という形です。

照会書に「期限までに回答がない場合は、原案に同意いただいたものとして取り扱います」と一文入れておく運用もあります。ただし、これだけに頼ると意見を聴いた事実が薄くなるため、電話で確認する手間をかけたほうが後から説明しやすくなります。

照会にするか、会議を開くかの判断

照会は「やむを得ない場合」の代替手段です。毎回の更新を照会で済ませていると、その運用自体を問われることがあります。判断に迷ったときの目安は次のとおりです。

状況	望ましい対応
状態が安定し、サービス内容にも変更がない更新	照会で対応できる。ただし年1回は開催するなど、事業所としての方針を持っておく
要介護度が変わった、新しいサービスを追加する	開催する。関係者が一度に情報を共有する場が必要
主治医だけが出席できない	会議は開催し、主治医のみ照会で意見を聴取する
末期がん等で状態の変化が速い	照会で迅速に対応する。開催を待つことで支援が遅れるほうが不利益になる
本人・家族が参集を望まない	理由を記録に残し、本人の意向確認は個別の訪問で行う

内容が変わらない更新の扱いは内容が変わらない場合もサービス担当者会議は必要？照会で足りるケースの判断基準で詳しく整理しています。会議を開催する場合の進め方は司会進行のセリフ例文集、参加者の決め方はメンバーの決め方と事前準備シートもあわせてご覧ください。

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