ケアプランデータ連携システムとは？2026年最新の導入状況・義務化の動向・処遇改善加算との関係を徹底解説

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ケアプランデータ連携システムについて、2026年最新の導入状況・義務化に関する厚生労働省の見解・処遇改善加算との関係・居宅介護支援費（Ⅱ）の算定要件・導入手順・電子証明書の取得方法・フリーパスキャンペーンまで、ケアマネ実務者の視点で徹底的に解説します。

「導入すべきか迷っている」「義務化されるのか正確な情報が知りたい」「処遇改善加算との関係がよくわからない」「実際の導入手順を知りたい」というケアマネ・管理者の方に向けて、現時点で最も詳しい情報をまとめました。

・ケアプランデータ連携システムの導入を検討している居宅介護支援事業所・サービス事業所の方へ
・2026年度の制度変更との関係を正確に把握したい管理者・ケアマネの方へ

ケアプランデータ連携システムとは何か

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所（訪問介護・通所介護・訪問看護等）の間で、ケアプラン関連のデータを電子的に送受信できる仕組みです。公益社団法人国民健康保険中央会（国保中央会）が運営しており、令和5年（2023年）4月から本格稼働しています。

これまで居宅介護支援事業所とサービス事業所の間では、ケアプラン（第1表〜第3表）・サービス利用票・サービス利用票別表・予定・実績等の情報を、郵送やFAXで頻繁にやり取りしていました。この紙・FAXでのやり取りには、印刷・封入・郵送・FAX送信といった作業時間、相手側での内容の転記作業、郵送費・FAX通信費などのコストがかかっていました。

ケアプランデータ連携システムを利用することで、介護ソフトで作成したケアプランのデータをそのまま電子データとして送受信できるようになり、転記不要・郵送・FAX不要での連携が可能になります。重要なポイントとして、ケアマネ側とサービス事業所側で「まったく別の介護ソフトを使っていても」送受信が可能です。標準化されたデータ形式（ケアプランデータ連携標準仕様）でやり取りされるため、介護ソフトの違いを越えて連携できます。

2026年6月時点での「義務化」に関する正確な情報

ケアマネ・事業所が最も気になるのが「義務化されるのか」という点です。2026年6月時点での結論を先にお伝えします。

法令上の義務化はされていない

ケアプランデータ連携システムの利用は、2026年6月現在、法令上「義務化」されてはいません。厚生労働省も「（導入・利用を）義務付けるものではない」との見解を一貫して示しています。

令和6年9月18日の厚生労働省資料に掲載されたQ&Aでは、「ケアプランデータ連携システムの利用を義務化する予定などはありますか？」という質問に対して、「民民のやり取りなので、現時点では義務化する予定はありません。強制的に利用してもらうのではなく、メリットを理解した上で利用いただくのが望ましいと考えています」と回答されています。

居宅介護支援事業所とサービス事業所間のデータ連携は「民民（事業者間）のやり取り」であるという位置づけのため、行政が一律に義務付けることは想定されていません。導入しなかったことに対する直接的なペナルティ（指定取消・減算等）は、2026年6月時点では存在しません。

しかし「実質的に求められる」状況に変化している

ここが2026年における最大の変化点です。法令上の義務化はないものの、2025年度補正予算・2026年度介護報酬改定によって、ケアプランデータ連携システムへの加入が「実質的に求められる」制度が複数創設されています。具体的には以下の2つです。

制度	ケアプランデータ連携システムとの関係
①介護分野の職員の賃上げ・職場環境改善支援事業（令和7年度補正予算）	生産性向上や協働化等に取り組む事業者の介護職員に対する賃上げ支援の「上乗せ要件」として、ケアプランデータ連携システムへの加入が条件のひとつとされた
②令和8年度（2026年度）介護職員等処遇改善加算の上位区分	訪問・通所系サービス等で処遇改善加算の上位区分（加算Ⅰロ・加算Ⅱロ）を算定する際の特例要件のひとつとして、ケアプランデータ連携システムへの加入＋実績報告が設けられた

つまり、「導入しなくても運営自体は続けられるが、賃上げ支援・処遇改善加算の上位区分を取りたいなら実質的に導入が必要」という状況になっています。職員の賃上げ・処遇改善は人材確保・離職防止に直結するため、多くの事業所にとって「導入しない」という選択は経営上不利になりやすい状況です。

令和8年度介護職員等処遇改善加算の特例要件（詳細）

2026年度の処遇改善加算改定では、加算Ⅰイ→加算Ⅰロ、加算Ⅱイ→加算Ⅱロへの上位区分への引き上げに際して、以下のいずれかを満たすことが特例要件とされています。

ア）訪問・通所サービス等：ケアプランデータ連携システムに加入＋実績報告
イ）施設サービス等：生産性向上推進体制加算ⅠまたはⅡの取得＋実績報告
ウ）社会福祉連携推進法人に所属していること

事務負担への配慮として、加算の申請時点では「加入または取得の誓約」で算定が可能とされています。ただし誓約した場合、実績報告までにケアプランデータ連携システムへの実際の加入が必要です。「申請時に誓約だけしておいて後で導入しない」ということは認められないため、誓約する場合は計画的に導入準備を進める必要があります。

なお、施設・居住系サービスについては「生産性向上推進体制加算」の取得が対応する要件となっており、ケアプランデータ連携システムは必須要件ではありません。この点は訪問・通所系サービスとの大きな違いですので、自事業所がどのサービス種別に該当するかを確認してください。

居宅介護支援（ケアマネ事業所）における処遇改善加算の新設

2026年度改定では、これまで処遇改善加算の対象外だった訪問看護・訪問リハビリテーション・居宅介護支援等についても、処遇改善加算が新設されました。居宅介護支援事業所にとっては、これまで対象外だった処遇改善加算を新たに算定できるようになる重要な変更です。上位区分を目指す場合は、上記の特例要件（ケアプランデータ連携システムへの加入等）を確認しておく必要があります。

ケアマネジャーにとって最大のメリットは、居宅介護支援費（Ⅱ）の算定要件

義務化の議論以前から、ケアプランデータ連携システムにはケアマネジャー・居宅介護支援事業所にとって直接的な経営メリットがあります。それが「居宅介護支援費（Ⅱ）」の算定要件への関与です。

逓減制との関係

居宅介護支援費には、ケアマネジャー1人当たりの担当利用者件数が増えると基本報酬が下がる「逓減制」が導入されています。これは「1人のケアマネジャーが多くの利用者を担当しすぎると、1人ひとりへのケアマネジメントの質が低下する恐れがある」という考え方に基づくものです。逓減制の詳しい仕組みについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

2024年度改定で誕生した居宅介護支援費（Ⅱ）

2024年度の介護報酬改定により、居宅介護支援費に新たに（Ⅱ）の区分が設けられました。

区分	逓減制が適用されない担当件数の上限	算定要件
居宅介護支援費（Ⅰ）	45件未満	標準（特別な要件なし）
居宅介護支援費（Ⅱ）	50件未満	①ケアプランデータ連携システム（または同等の機能・セキュリティを有するシステム）の活用　②事務職員の配置

つまり、ケアプランデータ連携システムを活用し、かつケアマネジャーの一連の業務負担軽減・効率化に資する事務職員を配置することで、逓減制が適用されない担当件数の上限が45件未満から50件未満に引き上げられます。

これは「ケアマネジャー1人当たりの売上の上限そのものを引き上げられる」ということを意味します。1件あたりの基本報酬を仮に約1.3万円（要介護1〜2の目安）とすると、45件と50件の差である5件分は、月あたり約6.5万円、年間で約78万円の収益増に相当します（地域・要介護度により変動します）。これは事業所経営において非常に大きなインパクトです。

「同等の機能・セキュリティを有するシステム」について

居宅介護支援費（Ⅱ）の算定要件は「ケアプランデータ連携システムの活用」に限定されず、「同等の機能及びセキュリティを有すると認められるシステム」を活用している場合も対象となります。すでに介護ソフト各社が提供するシステムの中に、この要件を満たすとされる製品があります。自社の介護ソフトがこの要件を満たすかどうかは、ソフトベンダーに確認することをお勧めします。

導入状況・普及率の実態

2026年6月時点で、ケアプランデータ連携システムの普及率は全体の1割程度とされています。2023年4月の本格稼働から約3年が経過していますが、まだ多くの事業所が未導入の状況です。

導入が進まない理由として、厚生労働省の集団指導資料等では以下のような声が紹介されています。

導入のメリットが実感しにくい（連携する相手先（サービス事業所）も導入していないと効果が薄い）
初期設定・電子証明書の取得が煩雑に感じる
介護ソフトの対応状況が事業所によって異なる
費用負担（年間21,000円程度）が気になる

厚生労働省は、このような導入の壁を下げるための施策として「フリーパスキャンペーン」を実施しています（後述）。また、今後の介護報酬改定・処遇改善加算の要件化により、導入が大きく進む可能性が高いと考えられます。「自分の事業所だけ導入しても意味がない」という状況は、周辺事業所の導入が進むことで急速に変わる可能性があります。早期に導入しておくことで、連携先が増えた際にスムーズに対応できるという先行者メリットもあります。

ケアプランデータ連携システムの具体的な利用イメージ

実際の利用イメージは以下の通りです。

①居宅介護支援事業所（ケアマネ）側の操作

普段使用している介護ソフトでケアプラン（第1表〜第3表）・サービス利用票・サービス利用票別表を作成する
介護ソフトから連携用のファイル形式でデータを出力する
「ケアプランデータ連携クライアント」（専用アプリ）に出力したファイルを取り込む
送信先のサービス事業所を選択し、データを送信する

②サービス事業所側の操作

ケアプランデータ連携クライアントでデータを受信する
受信したデータを自社の介護ソフトに取り込む
サービス提供実績を入力後、実績データを連携クライアントから送信する

③やり取りされる主なデータ

データの種類	従来の方法	連携システム利用後
居宅サービス計画書（1）（2）（第1表・第2表）	印刷して郵送・FAX	電子データで送信
週間サービス計画表（第3表）	印刷して郵送・FAX	電子データで送信
サービス利用票・別表	印刷して郵送・FAX	電子データで送信
サービス提供実績	FAX・電話での報告、手入力	電子データで送信・自動取込

導入によるコスト削減効果

厚生労働省の調査研究のアンケート結果から試算された削減効果は以下の通りです。

項目	削減効果（年間）
人件費削減を考慮した場合	約81万6千円
人件費削減を考慮しない場合（郵送費・通信費等のみ）	約7万2千円

また別の調査研究によれば、ケアプラン関連業務の作業時間が約1/3削減、関連経費が約1/2削減されるというデータも示されています。郵送・FAXでのやり取りには、印刷代・用紙代・郵送費・FAX通信費に加えて、転記・確認・ファイリングといった人件費（職員の作業時間）が発生しています。特に複数のサービス事業所と連携している居宅介護支援事業所ほど、削減効果は大きくなる傾向があります。

利用料金とフリーパスキャンペーン

通常の利用料金

ケアプランデータ連携システムの通常の利用料金は、事業所1か所あたり年間21,000円（月額換算で約1,750円）です。

フリーパスキャンペーンについて

普及促進を目的として、2025年6月1日からフリーパスキャンペーンが実施されています。このキャンペーン期間中に申請することで、通常21,000円のライセンス料が1年間無料になります。

項目	内容
対象者	初めて利用する事業所・現在利用中の事業所・一度利用をやめた事業所も含む幅広い対象
無料期間	申請日から1年間（例：2025年7月1日申請→2026年6月30日まで）
当初の締め切り	2026年5月31日（予定）
延長の経緯	「介護情報基盤とケアプランデータ連携システムの統合」が決定したため、キャンペーンが延長されている
注意点	1事業所番号につき1ライセンス。申請後のキャンセル・途中解約は受け付けない

フリーパスキャンペーンの注意点として「申請後のキャンセル・途中解約は受け付けない」という点は重要です。導入を決めて申請する前に、自社の介護ソフトがケアプランデータ連携システムの標準仕様（V3/V4）に対応しているか、必ず事前に確認してから申請しましょう。

導入手順（ステップバイステップ）

ケアプランデータ連携システムの導入は、大きく「①介護ソフトの対応確認」「②電子証明書の準備」「③利用申請」「④クライアントアプリのインストール・設定」の4段階に分かれます。

ステップ①　介護ソフトの対応状況を確認する

最初に行うべきことは、現在使用している介護ソフトがケアプランデータ連携システムに対応しているかの確認です。

2025年4月30日に標準仕様の更改（V4）が行われ、新バージョン（V4）対応のケアプランデータ連携システムがリリースされています。介護ソフト各社はこのV4仕様への対応を進めています。ヘルプデスクサポートサイトには、ベンダ試験が完了した企業・製品の一覧（V3/V4それぞれの試験結果）が掲載されています。

確認すべき内容は以下の通りです。

使用している介護ソフトが標準仕様V3／V4のどちらに対応しているか
送受信できるデータの範囲（予定・実績どちらも対応しているか）
対応のための追加費用・バージョンアップが必要か

最も確実な方法は、介護ソフトの提供会社（ベンダー）に直接問い合わせることです。「ケアプランデータ連携標準仕様（V3/V4）への対応状況」と「送受信の対応範囲（予定・実績）」を確認しましょう。

ステップ②　電子証明書を準備する

ケアプランデータ連携システムを利用するには、電子証明書が必要です。利用できる電子証明書は「介護保険証明書」または「介護DX証明書（請求委任事業所用ケアプラン証明書）」のいずれかです。

すでにインターネット請求（電子請求）を行っている事業所の場合

国保連への介護給付費等の請求をインターネット経由（伝送）で行っている事業所は、既に「介護保険証明書」を取得・利用している可能性があります。まずPCに電子証明書がインストールされているか確認しましょう。

電子証明書のインストール状況の確認方法：パソコンの「インターネットオプション」→「コンテンツ」タブ→「証明書」から、発行先が「CarePlanJigyousho」または「KaigoJigyousho」となっている証明書が有効期間内に存在するか確認します。

既に有効な証明書がある場合は、ステップ③（利用申請）に進めます。

電子証明書がない・インターネット請求を行っていない事業所の場合

電子証明書を新たに取得する必要があります。手順は以下の通りです。

電子請求受付システムに、KJから始まる14桁のユーザIDでログインする
ログイン後「証明書」のタブをクリックし、証明書の発行履歴を確認する
発行履歴がない場合は「介護DX証明書」の発行申請を行う（発行申請を行う前に→次へ→申請）
発行履歴がある場合は「介護保険証明書」のインストールを行う
証明書発行用パスワードが必要な場合は「電子請求登録結果に関するお知らせ」に記載のパスワードを使用する

発行手数料は発生しません。

KJ・HDから始まるユーザIDについて

電子請求受付システムのユーザIDは、KJから始まる14桁（介護保険事業所用）とHDから始まるもの（代理請求用）があります。ケアプランデータ連携システムの利用申請にはKJから始まるユーザIDが必要です。HDのIDでは利用できません。

ユーザID・パスワードを失念している場合や、請求を代理人（事務代行業者等）に委託していてIDを持っていない場合は、所轄の国民健康保険団体連合会へ問い合わせて確認してください。

ステップ③　利用申請を行う

電子証明書の準備が整ったら、利用申請を行います。

ケアプランデータ連携クライアントアプリを、ヘルプデスクサポートサイトの製品ダウンロードページからダウンロード・インストールする
アプリを起動し、最初のログイン画面から「ケアプランデータ連携システム利用状況WEBサイト」へアクセスする
電子請求受付システムと同じユーザID・パスワードでログインする
画面上部の「利用申請／更新」ボタンから利用申請に進む
2025年6月以降は自動的に「フリーパスキャンペーン」での利用申請の案内となる
必要項目を入力し、利用規約・個人情報取り扱いに同意して「申請」をクリックする
注意事項（キャンセル不可等）を確認し、フリーパス利用申請を行う場合は「はい」をクリックする
利用申請が完了すると、申請完了画面が表示される

ステップ④　クライアントアプリの設定・運用開始

利用申請完了後、クライアントアプリの設定を行い、実際のデータ送受信を開始します。

連携先となるサービス事業所の事業所番号等を登録する
介護ソフトからケアプラン関連データを連携用ファイル形式で出力する設定を確認する
試験的に少数の利用者・事業所からデータ送受信を試し、運用の流れを確認する
問題なければ全利用者・全連携先へ展開する

導入準備で特に注意すべきポイント

①「分かったつもり」で進めると詰まりやすい
電子証明書の種類（介護保険証明書・介護DX証明書）の違い、KJ・HDのユーザIDの違いなど、似たような名称の用語が多く混同しやすい分野です。不明な点は国保連・ソフトベンダーに確認しながら進めましょう。

②連携先の事業所も導入していることが前提
ケアプランデータ連携システムは、自分の事業所だけが導入しても、データを送受信する相手（サービス事業所）も導入していなければ効果が発揮されません。導入を検討する際は、よく連携するサービス事業所（訪問介護・通所介護・訪問看護等）の導入状況も確認し、必要であれば導入を呼びかけることも効果的です。

③フリーパス申請前に介護ソフトの対応確認を必ず行う
フリーパスキャンペーンは「申請後のキャンセル・途中解約不可」です。介護ソフトが対応していない状態で申請してしまうと、無料期間が無駄になる可能性があります。必ずソフトベンダーへの確認を先に行いましょう。

④事務職員の配置と合わせて検討する（居宅介護支援費（Ⅱ）算定を目指す場合）
居宅介護支援費（Ⅱ）の算定には、ケアプランデータ連携システムの活用に加えて「事務職員の配置」が必要です。システム導入だけでは（Ⅱ）は算定できません。両方の要件を計画的に整備しましょう。

導入支援の補助金・助成金

ケアプランデータ連携システムの導入そのものは年間21,000円（フリーパスキャンペーン中は無料）ですが、対応する介護ソフトの導入・バージョンアップに費用が発生する場合があります。以下の補助金・助成事業が活用できる可能性があります。

制度名	概要
IT導入補助金	経済産業省が実施。ITツール導入費用の一部を補助
介護テクノロジー導入支援事業（ICT導入支援事業）	厚生労働省・地方公共団体が支援。介護ソフト・タブレット等の導入費用を補助

条件を満たせば、ライセンス料だけでなく介護ソフトの導入費用も補助を受けられる可能性があるため、事前に各補助金の適用条件・申請時期を確認しておきましょう。

今後の展望、介護情報基盤との統合

2026年における重要な動きとして、「介護情報基盤」と「ケアプランデータ連携システム」の統合に向けた取り組みが進められています。介護情報基盤は、利用者の介護情報（要介護認定情報・ケアプラン・実績情報等）を関係者間で共有するための新たな基盤として整備が進められているものです。

この統合により、将来的にはケアプランデータ連携システムが「介護保険資格確認等Webサービス」と統合される方向で進んでおり、今回のフリーパスキャンペーンの延長もこの統合に関連する動きとされています。今後、システムの操作方法・申請方法が変更される可能性があるため、最新の情報は国保中央会の「ケアプランデータ連携システムヘルプデスクサポートサイト」および厚生労働省の発表を定期的に確認することをお勧めします。